Report sul divario retributivo di genere: quali aziende devono farlo e con quale scadenza

Ha un'azienda con almeno 100 dipendenti e si chiede se deve preparare il report sul divario retributivo di genere, e per quale scadenza. La risposta breve è questa: con il decreto legislativo 7 maggio 2026, n. 96, chi occupa 250 dipendenti o più deve fare la prima comunicazione entro il 7 giugno 2027 e poi ogni anno; chi ne occupa da 150 a 249 ha la stessa prima scadenza, ma poi la comunicazione è triennale; chi ne occupa da 100 a 149 deve provvedere per la prima volta entro il 7 giugno 2031 e poi ogni tre anni. Sotto i 100 dipendenti il report sul divario retributivo non è obbligatorio.

Il decreto, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 125 del 1° giugno 2026 e in vigore dal 7 giugno 2026, attua la direttiva (UE) 2023/970 sulla parità di retribuzione tra uomini e donne. Gli obblighi che valgono per tutte le aziende, a prescindere dalle dimensioni (stipendio negli annunci, divieto di chiedere la retribuzione precedente, risposta alle richieste di informazioni dei dipendenti), restano fermi e non sono oggetto di questo articolo: qui ci occupiamo solo della comunicazione periodica, di chi deve farla, di cosa contiene e di come organizzarsi per tempo.

Report divario retributivo: la scadenza per ciascuna fascia

L'obbligo è previsto dall'articolo 9 del decreto e riguarda i datori di lavoro, pubblici e privati, con almeno 100 dipendenti. Il calendario è scaglionato per dimensione, come previsto dalla direttiva europea.

Per le aziende con 250 dipendenti o più, la prima comunicazione va fatta entro il 7 giugno 2027 e va poi ripetuta ogni anno. Per quelle da 150 a 249 dipendenti la prima scadenza è la stessa, il 7 giugno 2027, ma le comunicazioni successive sono triennali. Per quelle da 100 a 149 dipendenti la prima comunicazione è fissata al 7 giugno 2031, con cadenza triennale.

Un esempio ipotetico. Un'azienda di servizi con 180 dipendenti dovrà fare la prima comunicazione entro il 7 giugno 2027 e la successiva tre anni dopo. Se però nel frattempo l'organico supera i 250 dipendenti, l'azienda entra nella fascia con obbligo annuale. Per questo la verifica del numero di dipendenti non si fa una volta sola: va ripetuta in prossimità di ogni scadenza, controllando sul testo del decreto e sulle istruzioni ministeriali come si calcola l'organico ai fini della fascia.

A chi va inviato il report?

La comunicazione va trasmessa all'organismo di monitoraggio istituito dal decreto presso il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, che ha il compito di seguire l'attuazione delle nuove regole. Le modalità tecniche di trasmissione e di raccolta dei dati sono rimesse a decreti ministeriali attuativi: prima di impostare il flusso dei dati conviene verificare quali provvedimenti sono stati adottati e quali formati richiedono, perché sono questi a stabilire in concreto come si compila e come si invia la comunicazione.

In linea con la direttiva, l'esattezza dei dati è confermata dal datore di lavoro dopo aver consultato i rappresentanti dei lavoratori, che hanno accesso alle metodologie di calcolo utilizzate. Il report, quindi, non è un adempimento che l'ufficio del personale può chiudere da solo all'ultimo momento: va messo in conto un passaggio con le rappresentanze sindacali, con il tempo necessario per spiegare i criteri adottati e rispondere alle osservazioni.

Quali dati contiene la comunicazione sul divario retributivo?

I dati da comunicare sono più articolati di un semplice confronto tra stipendi medi. Il primo è il divario retributivo di genere, cioè la differenza tra la retribuzione media delle donne e quella degli uomini. Il secondo è il divario nelle componenti complementari o variabili, come premi, bonus e superminimi. Seguono il divario retributivo mediano e il divario mediano nelle componenti variabili: la mediana è il valore centrale, che divide a metà la popolazione dei dipendenti, ed è meno influenzata dalle retribuzioni molto alte o molto basse.

A questi si aggiungono la percentuale di lavoratrici e di lavoratori che ricevono componenti complementari o variabili, la percentuale di donne e uomini in ciascun quartile retributivo (si ordinano le retribuzioni dalla più bassa alla più alta e si dividono in quattro gruppi di uguale numerosità) e il divario retributivo di genere per categorie di lavoratori, cioè per gruppi che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

Quest'ultimo dato è il più delicato. Le categorie di lavoratori non coincidono necessariamente con i livelli del contratto collettivo: vanno costruite con criteri oggettivi e neutri rispetto al genere, come competenze, impegno, responsabilità e condizioni di lavoro. Il modo in cui l'azienda definisce le categorie incide direttamente sul risultato e sarà il primo aspetto esaminato in caso di contestazione.

Cosa succede se dal report emerge un divario del 5%?

Il report non è solo un obbligo statistico. Se in una categoria di lavoratori emerge una differenza media di retribuzione tra donne e uomini pari o superiore al 5%, che il datore di lavoro non giustifica con criteri oggettivi e neutri rispetto al genere e non corregge entro sei mesi dalla comunicazione, scatta l'obbligo di una valutazione congiunta delle retribuzioni con i rappresentanti dei lavoratori, prevista dall'articolo 10 del decreto.

In pratica, l'azienda che comunica i dati a giugno e scopre una differenza non giustificata ha sei mesi per spiegarla o per correggerla. Per questo conviene fare una simulazione interna dei dati con largo anticipo rispetto alla scadenza: un divario individuato prima della comunicazione si può analizzare con calma, verificando se dipende da anzianità, inquadramenti o premi, e correggendo ciò che non ha una giustificazione oggettiva.

Quali rischi se il report non viene fatto o è sbagliato?

Per le conseguenze delle violazioni il decreto si collega al sistema di tutele del Codice delle pari opportunità (decreto legislativo n. 198 del 2006): la disciplina sanzionatoria applicabile va verificata in base al singolo obbligo violato, diffidando delle cifre che circolano senza indicare la norma di riferimento.

Il rischio più concreto, però, è nel contenzioso. Nelle cause di discriminazione retributiva il lavoratore può portare elementi di fatto, anche statistici, che fanno presumere la discriminazione, e a quel punto spetta all'azienda dimostrare che la differenza ha ragioni oggettive. I dati del report sono proprio dati statistici: se sono stati calcolati male, o se mostrano divari mai spiegati, possono diventare un elemento a favore di chi contesta. Un report impreciso, insomma, non protegge l'azienda; uno costruito con metodo, invece, documenta le scelte retributive e le loro ragioni.

Come prepararsi: i passi da seguire

Il primo passo è verificare la fascia dimensionale dell'azienda e quindi la scadenza che la riguarda. Il secondo è individuare i dati necessari: retribuzione di base e tutte le voci complementari o variabili, per ciascun dipendente, con sesso, inquadramento e mansione effettiva. Il terzo è definire le categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, mettendo per iscritto i criteri usati. Il quarto è fare una simulazione dei sette indicatori e analizzare ogni differenza, distinguendo quelle giustificabili da quelle da correggere. Il quinto è pianificare la consultazione dei rappresentanti dei lavoratori. Il sesto è seguire l'uscita dei decreti attuativi sulle modalità di trasmissione all'organismo di monitoraggio.

Per le aziende con 250 dipendenti o più, che dovranno ripetere la comunicazione ogni anno, conviene impostare fin da subito un sistema stabile di raccolta dei dati, condiviso tra ufficio del personale e consulente del lavoro, invece di ricostruire tutto a ridosso di ogni scadenza.

Quando conviene farsi assistere

Il supporto di un legale è utile soprattutto in tre momenti: nella definizione delle categorie di lavoro di pari valore, nella valutazione delle differenze emerse dalla simulazione, per capire quali sono giustificabili e come documentarle, e nella preparazione della consultazione con le rappresentanze e dell'eventuale valutazione congiunta. Per una prima analisi servono l'organico aggiornato con inquadramenti e mansioni, il contratto collettivo applicato, un prospetto delle retribuzioni fisse e variabili per dipendente e le eventuali politiche interne su premi e progressioni.

Se la sua azienda deve prepararsi alla comunicazione sul divario retributivo, può richiedere una consulenza online allo Studio Legale Ricci: l'Avv. Stefano Ricci esamina la documentazione e risponde per iscritto in 2-5 giorni lavorativi, indicando scadenze, adempimenti e priorità per l'adeguamento.

Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere generale, sono aggiornate alla data di pubblicazione e non sostituiscono un parere legale sul caso specifico.