Trasparenza retributiva: cosa devono fare le aziende dal 7 giugno 2026

Dal 7 giugno 2026 è in vigore il decreto legislativo 7 maggio 2026, n. 96, che attua in Italia la direttiva (UE) 2023/970 sulla parità di retribuzione tra uomini e donne. La risposta breve sulla trasparenza retributiva e sugli obblighi per le aziende è questa: alcuni adempimenti valgono già oggi per tutti i datori di lavoro, a prescindere dalle dimensioni (stipendio negli annunci, divieto di chiedere la retribuzione precedente, criteri retributivi accessibili, risposta alle richieste di informazioni dei dipendenti); la comunicazione periodica sul divario retributivo di genere riguarda invece solo chi ha almeno 100 dipendenti, con prime scadenze nel 2027 o nel 2031 a seconda della fascia.

Il decreto è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 125 del 1° giugno 2026 e si applica ai datori di lavoro pubblici e privati, per i rapporti di lavoro subordinato a tempo determinato e indeterminato, compresi i dirigenti. Alcune tipologie di rapporto sono escluse: prima di impostare l'adeguamento conviene verificare, sul testo del decreto, quali contratti in essere rientrano nel perimetro. Di seguito una guida operativa per titolari, uffici del personale e consulenti del lavoro.

Quali obblighi di trasparenza retributiva valgono per tutte le aziende?

Il primo gruppo di obblighi riguarda la fase di selezione. Negli annunci e nei bandi di lavoro va indicata la retribuzione iniziale prevista per la posizione oppure la relativa fascia retributiva, determinata secondo criteri oggettivi e neutri rispetto al genere, insieme al riferimento alle pertinenti disposizioni del contratto collettivo applicato. In pratica, un annuncio per un impiegato amministrativo non può più limitarsi a "retribuzione commisurata all'esperienza": deve dare al candidato un dato concreto, per esempio una fascia di retribuzione annua lorda e il livello del CCNL di riferimento.

Il secondo obbligo è un divieto: durante la selezione non si può chiedere al candidato quanto guadagna nel rapporto attuale o quanto guadagnava in quelli precedenti. Il divieto vale anche quando la selezione è affidata a società di ricerca e selezione o ad altri soggetti esterni, che non possono acquisire l'informazione per conto dell'azienda. È quindi opportuno rivedere moduli di candidatura, questionari e tracce dei colloqui, e dare istruzioni scritte ai selezionatori.

Il terzo obbligo riguarda i dipendenti già in forza: i criteri utilizzati per determinare la retribuzione, i livelli retributivi e la progressione economica devono essere resi accessibili ai lavoratori, ed essere oggettivi e neutri rispetto al genere. I datori di lavoro con meno di 50 dipendenti sono esonerati dall'obbligo di rendere accessibili i criteri di progressione economica, ma non da quello relativo ai criteri di determinazione della retribuzione.

Cosa succede se un dipendente chiede quanto guadagnano i colleghi?

Il decreto riconosce a ogni lavoratore il diritto di chiedere per iscritto informazioni sui livelli retributivi medi, suddivisi per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Non si tratta di comunicare lo stipendio di un singolo collega: le informazioni sono aggregate per categoria.

L'azienda deve rispondere entro due mesi dalla richiesta. Se, per esempio, una dipendente invia la richiesta il 15 ottobre, la risposta scritta va data entro il 15 dicembre. Per non trovarsi impreparati è utile definire fin da ora le categorie di lavoro di pari valore, la persona incaricata di gestire le richieste e un modello di risposta.

Chi deve comunicare il divario retributivo e con quali scadenze?

Le aziende con almeno 100 dipendenti devono raccogliere e comunicare periodicamente i dati sul divario retributivo di genere, cioè la differenza tra la retribuzione media di donne e uomini nelle diverse categorie di lavoratori. Il calendario è scaglionato per dimensione.

Le aziende con 250 dipendenti o più devono effettuare la prima comunicazione entro il 7 giugno 2027 e poi ogni anno. Quelle tra 150 e 249 dipendenti hanno la stessa prima scadenza del 7 giugno 2027, ma poi la comunicazione è triennale. Quelle tra 100 e 149 dipendenti devono provvedere per la prima volta entro il 7 giugno 2031 e poi ogni tre anni. Sotto i 100 dipendenti non c'è obbligo di comunicazione periodica, fermi restando gli obblighi validi per tutti descritti sopra.

Il decreto istituisce inoltre presso il Ministero del lavoro e delle politiche sociali un organismo di monitoraggio sull'attuazione delle nuove regole. Per un'azienda con 260 dipendenti, quindi, il lavoro di raccolta dei dati deve cominciare per tempo: buste paga, voci variabili, inquadramenti e mansioni devono essere ordinati in modo da poter confrontare categorie omogenee.

Cosa succede se il divario supera il 5%?

Se dalla comunicazione emerge, in una categoria di lavoratori, una differenza media di retribuzione tra donne e uomini pari o superiore al 5%, che il datore di lavoro non è in grado di giustificare con criteri oggettivi e neutri rispetto al genere e che non corregge entro sei mesi, l'azienda deve effettuare una valutazione congiunta delle retribuzioni con le rappresentanze dei lavoratori. La valutazione serve a individuare le cause del divario e a definire misure correttive concrete.

La soglia del 5% non è un margine di tolleranza generale: una differenza retributiva non giustificata tra un uomo e una donna che svolgono lo stesso lavoro resta illegittima anche se inferiore. Il 5% è il livello oltre il quale scatta la procedura collettiva della valutazione congiunta.

Quali rischi corre l'azienda che non si adegua?

Il decreto rafforza la tutela giudiziaria del lavoratore che si ritiene discriminato sul piano retributivo. In giudizio, quando il lavoratore porta elementi di fatto, anche di carattere statistico, che fanno presumere una discriminazione, spetta al datore di lavoro dimostrare che la differenza è dovuta a ragioni oggettive e non legate al genere. Se l'azienda non ha rispettato gli obblighi di trasparenza, questa prova diventa più difficile. Per le sanzioni il decreto si collega al sistema di tutele del Codice delle pari opportunità (decreto legislativo n. 198 del 2006): la disciplina sanzionatoria applicabile va verificata caso per caso, in base all'obbligo violato.

Al rischio di contenzioso si aggiunge quello di immagine e di clima interno: una richiesta di informazioni lasciata senza risposta o un annuncio senza fascia retributiva sono facilmente contestabili e documentabili.

Da dove cominciare: una checklist di adeguamento

Il primo passo è contare correttamente i dipendenti, per capire in quale fascia si trova l'azienda e quali scadenze la riguardano. Il secondo è rivedere i modelli di annuncio, inserendo retribuzione iniziale o fascia e riferimento al contratto collettivo. Il terzo è aggiornare moduli di candidatura, tracce di colloquio e contratti con le società di selezione, eliminando ogni domanda sulla retribuzione precedente. Il quarto è mettere per iscritto i criteri di determinazione della retribuzione e, sopra i 50 dipendenti, quelli di progressione, verificando che siano neutri rispetto al genere. Il quinto è organizzare la gestione delle richieste di informazioni, con un responsabile e il termine di due mesi sotto controllo. Il sesto, sopra i 100 dipendenti, è avviare la mappatura dei dati retributivi per categorie di lavoro di pari valore in vista della prima comunicazione.

È utile farsi assistere soprattutto nella definizione delle categorie di lavoro di pari valore, nella verifica delle differenze retributive già esistenti e nella revisione dei contratti e delle politiche interne, perché sono i punti su cui si concentrano le contestazioni. Per una prima analisi servono l'organico aggiornato con inquadramenti e mansioni, il contratto collettivo applicato, i modelli di annuncio e di colloquio in uso e un prospetto delle retribuzioni fisse e variabili.

Se la sua azienda deve adeguarsi alle nuove regole, può richiedere una consulenza online allo Studio Legale Ricci: l'Avv. Stefano Ricci esamina la documentazione e risponde per iscritto in 2-5 giorni lavorativi, indicando gli adempimenti che la riguardano e le priorità per l'adeguamento.

Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere generale, sono aggiornate alla data di pubblicazione e non sostituiscono un parere legale sul caso specifico.