Arretrati di stipendio: fino a quando si possono chiedere e da quando si contano i 5 anni

Ha scoperto che per anni è stato pagato meno del dovuto, oppure ha già lasciato il lavoro e si chiede se è ancora in tempo per chiedere gli arretrati. La risposta breve è che le differenze retributive si prescrivono in cinque anni, ma per chi lavora nel settore privato i cinque anni, secondo l'orientamento della Cassazione affermatosi dal 2022, cominciano a contare solo dalla fine del rapporto di lavoro. Finché il rapporto è in corso, quindi, gli arretrati di regola non si perdono; dopo la cessazione, invece, il tempo corre, e una lettera scritta al datore di lavoro è il modo più semplice per fermarlo.

In questa guida vediamo da quando decorre la prescrizione delle differenze retributive, cosa cambia tra lavoro privato e pubblico, come si interrompe il termine e quali scadenze più brevi possono far perdere il diritto prima dei cinque anni.

Cosa sono le differenze retributive e quale termine si applica?

Le differenze retributive sono la parte di stipendio che spettava e non è stata pagata: un minimo del contratto collettivo non rispettato, un livello di inquadramento più basso delle mansioni svolte, straordinari, indennità o mensilità aggiuntive mancanti, oppure, dopo la disciplina sul salario giusto del 2026, la differenza rispetto al trattamento economico complessivo del contratto collettivo di riferimento del settore.

Sono crediti che maturano mese per mese: per questo si applica l'articolo 2948, numero 4, del codice civile, che fissa in cinque anni la prescrizione di tutto ciò che deve pagarsi periodicamente ad anno o in termini più brevi. Prescrizione significa che, se il diritto non viene esercitato nel tempo previsto dalla legge, si estingue: il datore di lavoro può opporre il decorso del termine e non pagare più quelle somme.

Lo stesso termine di cinque anni vale per il trattamento di fine rapporto, secondo il numero 5 dello stesso articolo, ma il TFR diventa esigibile solo alla cessazione, e da quel momento si contano i cinque anni. Il risarcimento dei danni da inadempimento del datore di lavoro, per esempio per un demansionamento, segue invece di regola la prescrizione ordinaria di dieci anni prevista dall'articolo 2946.

Prescrizione delle differenze retributive: da quando si contano i 5 anni nel privato?

Qui sta il punto decisivo. L'articolo 2935 del codice civile stabilisce che la prescrizione comincia a decorrere dal giorno in cui il diritto può essere fatto valere. Per decenni la giurisprudenza ha ritenuto che nelle aziende in cui il lavoratore era protetto dalla reintegrazione in caso di licenziamento illegittimo la prescrizione corresse anche durante il rapporto, mese per mese, mentre nelle aziende più piccole decorresse dalla fine del rapporto, perché il dipendente poteva temere di essere licenziato se avesse reclamato.

Dopo le riforme dei licenziamenti del 2012 e del 2015, che hanno ridotto i casi di reintegrazione, la Cassazione ha cambiato orientamento nel 2022 e lo ha poi confermato, anche per le imprese di maggiori dimensioni: oggi nessun rapporto di lavoro privato a tempo indeterminato è considerato abbastanza stabile da escludere il timore di ritorsioni. Di conseguenza, per i crediti non ancora prescritti al 18 luglio 2012, data di entrata in vigore della riforma Fornero, la prescrizione quinquennale decorre dalla cessazione del rapporto.

Un esempio ipotetico. Una commessa assunta nel 2016 viene pagata per tutto il rapporto a un livello inferiore alle mansioni svolte e si dimette il 31 marzo 2026. Le differenze maturate dal 2016 in poi non si sono prescritte durante il rapporto: ha tempo fino al 31 marzo 2031 per chiederle, salvo interruzioni. Se invece non fa nulla fino ad aprile 2031, rischia di perderle tutte insieme, perché il termine è partito per tutte dalla stessa data.

Per i crediti molto vecchi, maturati prima del 2012 in aziende in cui era prevista la reintegrazione, la regola può essere diversa e va verificata con attenzione, perché per quelli la prescrizione poteva già correre durante il rapporto.

E nel pubblico impiego?

Per i dipendenti delle pubbliche amministrazioni con rapporto contrattualizzato la Cassazione mantiene la regola opposta: la prescrizione delle differenze retributive decorre anche durante il rapporto, da quando ciascun credito matura.

In concreto, un dipendente pubblico che nell'ottobre 2026 si accorge di una voce di stipendio mai pagata può chiedere, di regola, solo le mensilità degli ultimi cinque anni: ogni mese che passa senza una richiesta scritta, la mensilità più vecchia si prescrive. Per lui muoversi subito conta molto più che per un dipendente privato.

Come si ferma la prescrizione degli arretrati?

La prescrizione si interrompe con qualsiasi atto scritto che costituisca in mora il datore di lavoro, cioè una richiesta di pagamento chiara, come prevede l'articolo 2943, quarto comma, del codice civile. Dal momento in cui la lettera arriva comincia un nuovo periodo di cinque anni, secondo l'articolo 2945. Interrompono la prescrizione anche la domanda giudiziale e la richiesta di conciliazione, e la interrompe il riconoscimento del debito da parte del datore di lavoro, per esempio in una mail in cui ammette di dover pagare, secondo l'articolo 2944.

La lettera deve indicare il rapporto di lavoro, il motivo della pretesa e la richiesta di pagamento delle differenze, anche senza una cifra esatta se i conteggi non sono pronti. Va inviata con raccomandata con ricevuta di ritorno o con PEC, perché bisogna poter dimostrare la data in cui il datore di lavoro l'ha ricevuta.

Una volta ottenuto il pagamento, sulle somme spettano anche gli interessi legali e la rivalutazione monetaria, come prevede l'articolo 429 del codice di procedura civile per i crediti di lavoro.

Quali scadenze più brevi possono far perdere il diritto?

La prescrizione di cinque anni non è l'unico termine da tenere d'occhio. Il primo riguarda le rinunce. Se alla fine del rapporto si è firmato un documento in cui si dichiara di non avere più nulla a pretendere, o un accordo di transazione fuori da una sede protetta, l'articolo 2113 del codice civile consente di impugnarlo, anche con una semplice lettera, ma entro sei mesi dalla cessazione del rapporto o dalla firma, se successiva. Passati i sei mesi, la rinuncia diventa definitiva. Le conciliazioni firmate in sede sindacale, davanti all'Ispettorato o al giudice, invece, non sono impugnabili in questo modo.

Il secondo riguarda gli appalti. Chi ha lavorato per un'impresa appaltatrice può chiedere le retribuzioni e i contributi anche al committente, che ne risponde in solido, ma solo entro due anni dalla cessazione dell'appalto, secondo l'articolo 29, comma 2, del decreto legislativo n. 276 del 2003. È un termine di decadenza, che una lettera non basta a fermare.

Il terzo riguarda i contributi previdenziali. Se gli arretrati derivano da stipendi pagati in parte fuori busta o non dichiarati, anche i contributi non versati si prescrivono in cinque anni dalla scadenza del versamento, secondo l'articolo 3, comma 9, della legge n. 335 del 1995, e quel termine corre anche durante il rapporto. Una volta prescritti, l'INPS non può più incassarli e recuperare la posizione diventa molto più complicato.

Cosa fare adesso, in ordine

Il primo passo è fissare le date: inizio e fine del rapporto, eventuali cambi di mansione o di livello, e se si tratta di un datore di lavoro privato o di una pubblica amministrazione. Il secondo è raccogliere le prove: buste paga, contratto individuale, contratto collettivo applicato, lettere di assunzione o promozione, e tutto ciò che dimostra le mansioni effettivamente svolte e gli orari. Il terzo è inviare la lettera di messa in mora, che interrompe la prescrizione e apre la strada a una trattativa. Il quarto, se il datore di lavoro non paga, è scegliere tra una conciliazione, in sede sindacale o presso l'Ispettorato del lavoro, e il ricorso al giudice del lavoro.

Quando conviene farsi assistere

Un parere è utile soprattutto in tre situazioni: quando il rapporto è finito da più di qualche anno e bisogna capire quali crediti sono ancora esigibili; quando si è firmato qualcosa alla fine del rapporto e i sei mesi non sono ancora trascorsi; quando si è lavorato in un appalto e il termine di due anni verso il committente è vicino. Per una prima valutazione servono le buste paga, il contratto, le date di inizio e fine del rapporto, eventuali documenti firmati alla cessazione e le comunicazioni già scambiate con il datore di lavoro.

Se vuole capire fino a quando può chiedere gli arretrati di stipendio e quali somme sono ancora recuperabili, può richiedere una consulenza online allo Studio Legale Ricci: l'Avv. Stefano Ricci esamina i documenti e risponde per iscritto in 2-5 giorni lavorativi.

Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere generale, sono aggiornate alla data di pubblicazione e non sostituiscono un parere legale sul caso specifico.