Straordinari non pagati: come si dimostrano e in quanto tempo si prescrivono

Da mesi resta al lavoro ben oltre l'orario scritto nel contratto, ma in busta paga quelle ore non compaiono, o ne compare solo una parte. Le domande sono due: posso farmele pagare? E fino a quando posso chiederle? In questo articolo spieghiamo cosa dice la legge sul lavoro straordinario, come si dimostrano le ore non pagate, entro quali termini si prescrive il diritto e quali strade si possono percorrere per recuperare quanto spetta.

Cos'è il lavoro straordinario e cosa dice la legge

La disciplina generale è nel decreto legislativo 8 aprile 2003, n. 66, che regola l'orario di lavoro nel settore privato. L'orario normale è fissato in quaranta ore settimanali dall'articolo 3, ma i contratti collettivi possono stabilire una durata inferiore. È straordinario il lavoro prestato oltre l'orario normale: per sapere da quale ora in poi si è in straordinario bisogna quindi guardare prima di tutto al contratto collettivo applicato al rapporto, indicato nella lettera di assunzione e nelle buste paga.

L'articolo 5 dello stesso decreto stabilisce che il ricorso allo straordinario deve essere contenuto e rinvia ai contratti collettivi per regolarne i limiti. In mancanza di una disciplina collettiva applicabile, lo straordinario è ammesso solo previo accordo tra datore di lavoro e lavoratore e per non più di duecentocinquanta ore all'anno. La stessa norma prevede che lo straordinario sia computato a parte e compensato con le maggiorazioni retributive stabilite dai contratti collettivi. Questi ultimi possono anche prevedere che, al posto delle maggiorazioni o in aggiunta, il lavoratore fruisca di riposi compensativi.

Esiste poi un tetto complessivo. L'articolo 4 fissa la durata media dell'orario di lavoro, straordinari compresi, in quarantotto ore per ogni periodo di sette giorni, calcolata su un periodo di riferimento che la legge indica in quattro mesi e che i contratti collettivi possono estendere entro certi limiti.

L'articolo 17 del decreto esclude dai limiti sull'orario normale e sullo straordinario, tra gli altri, i dirigenti e il personale con potere di decisione autonomo. Anche il pubblico impiego segue regole proprie, di cui questo articolo non si occupa.

Straordinari non pagati: come si dimostrano

È il punto più delicato. Secondo la regola generale dell'articolo 2697 del codice civile, chi vuole far valere un diritto in giudizio deve provarne i fatti costitutivi. Per gli straordinari, l'orientamento consolidato della Cassazione è rigoroso: il lavoratore deve dimostrare di aver lavorato oltre l'orario normale e indicare con sufficiente precisione quante ore, in quali giorni o almeno in quali periodi. Non basta affermare di essere rimasti spesso fino a tardi: il giudice non può stabilire in via equitativa se lo straordinario c'è stato, anche se, una volta provato che c'è stato, può avere margini nel quantificarlo.

Le prove utili sono di diversi tipi. Le prime sono i documenti aziendali: le timbrature del badge, i fogli presenze, i turni pubblicati, i registri di accesso a edifici e sistemi informatici. Il datore di lavoro deve registrare le ore lavorate, ordinarie e straordinarie, nel libro unico del lavoro, previsto dall'articolo 39 del decreto-legge n. 112 del 2008: nel processo il giudice può ordinare all'azienda di esibirlo.

Ci sono poi le tracce digitali: email inviate fuori orario, messaggi con cui il responsabile chiede di trattenersi, accessi al gestionale, chiamate di lavoro. Infine i testimoni, cioè colleghi o clienti che possono riferire degli orari effettivamente osservati. Un'agenda personale degli orari, da sola, vale poco, ma aiuta a ricostruire i fatti.

Entro quando si possono chiedere: la prescrizione

I compensi per lo straordinario sono crediti di retribuzione e si prescrivono in cinque anni, come prevede l'articolo 2948, numero 4, del codice civile per tutto ciò che deve pagarsi periodicamente ad anno o in termini più brevi. La prescrizione è il meccanismo per cui un diritto si estingue se non viene esercitato per il tempo indicato dalla legge.

Il punto decisivo è da quando decorrono i cinque anni. Per i lavoratori del settore privato, la Cassazione ha affermato dal 2022, con un orientamento poi più volte ribadito, che dopo le riforme dei licenziamenti del 2012 e del 2015 la prescrizione dei crediti retributivi non decorre durante il rapporto di lavoro, ma dalla sua cessazione, qualunque sia la dimensione dell'azienda. La ragione è il timore di perdere il posto, che può frenare chi è in servizio. Nel pubblico impiego, invece, la prescrizione continua a decorrere anche in costanza di rapporto.

In pratica, chi è ancora in servizio presso un datore di lavoro privato può di regola chiedere anche straordinari maturati diversi anni fa; chi ha già lasciato il lavoro ha cinque anni dalla cessazione per farli valere. La prescrizione si interrompe con una richiesta scritta di pagamento inviata con PEC o raccomandata con avviso di ricevimento: dal giorno in cui il datore di lavoro la riceve, il termine ricomincia da capo. Aspettare, però, rende più difficile ricostruire gli orari e trovare testimoni.

I contributi previdenziali sulle somme non pagate seguono regole proprie: si prescrivono in cinque anni dalla data in cui avrebbero dovuto essere versati, anche se il rapporto è ancora in corso. È un motivo in più per non rinviare.

Come si recuperano gli straordinari non pagati

Il primo passo è una richiesta scritta al datore di lavoro, con PEC o raccomandata con avviso di ricevimento, che indichi il periodo, le ore e, se possibile, l'importo calcolato sulla base del contratto collettivo. La lettera interrompe la prescrizione e spesso apre una trattativa.

Se la richiesta non ha esito, ci si può rivolgere all'Ispettorato del lavoro. Quando durante un accertamento emergono crediti retributivi non pagati, l'ispettore può emettere una diffida accertativa ai sensi dell'articolo 12 del decreto legislativo n. 124 del 2004, che in mancanza di pagamento o di contestazione nei termini acquista valore di titolo esecutivo.

La via giudiziale è il ricorso al tribunale in funzione di giudice del lavoro. Se le ore di straordinario risultano già dalle buste paga ma non sono state pagate, si può valutare il decreto ingiuntivo, più rapido; se invece le ore vanno dimostrate, come accade quasi sempre, serve un giudizio ordinario con testimoni e documenti. Sulle somme riconosciute spettano interessi e rivalutazione monetaria, come previsto dall'articolo 429 del codice di procedura civile.

In ogni fase è possibile chiudere la vertenza con una conciliazione in sede sindacale o presso l'Ispettorato. Un accordo firmato in quella sede è difficilmente impugnabile: prima di sottoscriverlo conviene verificare che l'importo sia corretto e che l'accordo non contenga rinunce ad altri crediti.

Errori da evitare

Il primo errore è non conservare nulla. Email, messaggi, foto dei turni e copie delle timbrature vanno salvati mentre il rapporto è in corso, perché dopo l'uscita dall'azienda l'accesso a quei dati di solito si perde. Non vanno però copiati documenti aziendali riservati estranei alla propria posizione.

Il secondo è firmare dichiarazioni generiche come "non ho altro a pretendere" alla fine del rapporto o durante il rapporto. Le rinunce e le transazioni su diritti del lavoratore fatte fuori dalle sedi protette si possono impugnare, secondo l'articolo 2113 del codice civile, entro sei mesi dalla cessazione del rapporto o dalla data della rinuncia, se successiva: un termine breve, che va tenuto presente.

Quando farsi assistere e cosa preparare

È opportuno chiedere un parere legale prima di inviare richieste formali all'azienda, quando il rapporto è appena cessato o sta per cessare, oppure quando l'azienda propone un accordo di chiusura. La valutazione riguarda tre aspetti: se le ore in più sono davvero straordinario secondo il contratto collettivo applicato, se si possono dimostrare e quali somme sono ancora esigibili.

Per una prima valutazione è utile avere il contratto di lavoro, le buste paga del periodo interessato, l'indicazione del contratto collettivo applicato, un prospetto degli orari effettivamente svolti, anche ricostruito, le timbrature o i fogli presenze se disponibili, le email e i messaggi che dimostrano la presenza fuori orario e i nomi dei colleghi che possono confermarla.

Se si trova in questa situazione, può richiedere una consulenza online allo Studio Legale Ricci: l'Avv. Stefano Ricci esamina i documenti e risponde per iscritto in 2-5 giorni lavorativi, indicando se la pretesa è fondata, quali prove mancano e quali termini rispettare nel suo caso.

Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere generale, sono aggiornate alla data di pubblicazione e non sostituiscono un parere legale sul caso specifico.