Cliente non paga la fattura: cosa fare per recuperare il credito, passo per passo

Ha emesso una fattura, la scadenza è passata da settimane o da mesi e il cliente non paga, oppure promette di farlo senza dare seguito. La risposta breve è che il credito si può recuperare, ma conviene muoversi con ordine: verificare i documenti, mettere per iscritto la richiesta di pagamento e, se non basta, chiedere al giudice un decreto ingiuntivo. Il tempo per agire c'è, perché la prescrizione ordinaria è di dieci anni, ma aspettare troppo riduce quasi sempre le possibilità di incassare davvero.

Questa guida si rivolge a chi ha un'impresa, un'attività commerciale o una partita IVA e si chiede cosa fare quando un cliente non paga una fattura: quali passi muovere, in che ordine, quali somme si possono chiedere oltre all'importo fatturato.

Cliente non paga la fattura: da dove si comincia?

Il primo passo è mettere in fila i documenti. Prima di scrivere al cliente occorre avere chiaro su cosa si fonda il credito: il contratto o l'ordine firmato, i preventivi accettati, le email con cui il cliente ha confermato l'incarico, i documenti di trasporto, i verbali di consegna o di fine lavori, la fattura stessa con la data di emissione e quella di scadenza.

La fattura, da sola, non dimostra che il lavoro sia stato fatto o la merce consegnata: è un documento che il creditore forma da sé. Ha però un peso importante per ottenere il decreto ingiuntivo, come si vedrà più avanti. Se il cliente ha contestato la qualità della prestazione, conviene recuperare anche quelle comunicazioni e capire se la contestazione è fondata, perché inciderà su tutto il resto.

Il secondo controllo riguarda la situazione del debitore. Un'impresa che non paga un singolo fornitore per una divergenza è diversa da un'impresa che non paga nessuno. Visure camerali, eventuali protesti e notizie su procedure di crisi aiutano a capire se il problema è la volontà di pagare o la possibilità di farlo.

Quali somme si possono chiedere oltre alla fattura?

Se il cliente è un'impresa o una pubblica amministrazione, si applica il decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali. Il punto più utile è che gli interessi di mora decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di una formale messa in mora (art. 4, comma 1).

Se le parti non hanno fissato una scadenza, il termine è in genere di trenta giorni dal ricevimento della fattura (art. 4, comma 2). Tra imprese si possono concordare termini più lunghi, ma oltre i sessanta giorni solo se pattuiti espressamente e non gravemente iniqui per il creditore.

Il tasso degli interessi di mora è pari al tasso di riferimento della Banca centrale europea maggiorato di otto punti percentuali (art. 5), salvo un diverso accordo tra le parti nei limiti consentiti. A questo si aggiunge, per ogni fattura pagata in ritardo, un importo forfettario di 40 euro a titolo di risarcimento, oltre al rimborso dei costi sostenuti per il recupero (art. 6).

Se invece il cliente è un consumatore, cioè un privato che ha acquistato per esigenze personali, questa disciplina non si applica e per interessi e messa in mora valgono le regole ordinarie del codice civile.

Come si chiede formalmente il pagamento?

Dopo i solleciti informali, telefonate ed email cortesi, il passaggio decisivo è la richiesta scritta di pagamento, con la quale il debitore viene costituito in mora (art. 1219 del codice civile). Va inviata con un mezzo che ne provi la ricezione: posta elettronica certificata o raccomandata con avviso di ricevimento.

La richiesta deve indicare con precisione la fattura, l'importo dovuto, un termine per pagare, di solito quindici giorni, e l'avvertenza che in mancanza si procederà per vie legali. Ha anche un altro effetto: interrompe la prescrizione, che da quel momento ricomincia a decorrere da capo (art. 2943, quarto comma, del codice civile).

Spesso la lettera inviata da un avvocato, la cosiddetta diffida, ottiene il pagamento o almeno una proposta di rateizzazione. Se il cliente propone un piano di rientro, conviene metterlo per iscritto, con le date delle rate e la clausola che il mancato pagamento di una rata fa perdere il beneficio della dilazione. Un riconoscimento scritto del debito è poi una prova preziosa se si dovrà andare davanti al giudice.

Se il cliente continua a non pagare: il decreto ingiuntivo

Quando la diffida non basta, lo strumento più usato è il decreto ingiuntivo (artt. 633 e seguenti del codice di procedura civile). È un ordine di pagamento che il giudice emette sulla base dei documenti presentati dal creditore, senza una prima udienza con il debitore. Per questo è in genere più rapido e meno costoso di una causa ordinaria.

Serve una prova scritta del credito. Per le forniture di merci e le prestazioni di servizi rese da imprenditori e lavoratori autonomi, l'art. 634 del codice di procedura civile considera prova idonea anche gli estratti autentici delle scritture contabili. Nella pratica la fattura, accompagnata dalla documentazione contabile richiesta, permette di chiedere il decreto anche quando manca un contratto firmato.

Una volta notificato, il debitore ha quaranta giorni per proporre opposizione (art. 641 del codice di procedura civile). Se non lo fa, il decreto diventa definitivo ed è un titolo esecutivo: consente di passare al pignoramento, per esempio sul conto corrente del debitore o sui crediti che vanta verso i suoi clienti. Se invece si oppone, si apre una causa ordinaria in cui il giudice valuterà le ragioni di entrambe le parti.

Entro quanto tempo bisogna agire?

Il credito derivante da una fattura commerciale si prescrive, di regola, in dieci anni (art. 2946 del codice civile), che decorrono dal giorno in cui il pagamento era dovuto. Alcuni crediti sono però soggetti a regole più brevi: per esempio i compensi dei professionisti sono soggetti a una prescrizione presuntiva di tre anni (art. 2956 del codice civile). Ogni richiesta scritta di pagamento interrompe la prescrizione.

Il vero problema, però, non è quasi mai la prescrizione, ma il tempo che passa. Facciamo un esempio. Una ditta emette a marzo una fattura di 8.000 euro con scadenza a trenta giorni; il cliente rimanda per tutta l'estate e a ottobre viene a sapere che il debitore ha altri fornitori insoddisfatti. Più si attende, più aumenta il rischio che il patrimonio del debitore sia già stato aggredito da altri creditori, o che l'impresa entri in una procedura di crisi, dove il recupero diventa più lento e spesso parziale.

Quando conviene farsi assistere e cosa preparare

Rivolgersi a un avvocato è utile già al momento della diffida, e diventa necessario per il decreto ingiuntivo e per l'eventuale pignoramento. Una valutazione iniziale serve soprattutto a capire se conviene agire: ottenere un decreto contro un debitore che non ha beni né conti aggredibili aggiunge costi senza portare incassi.

Per una prima valutazione è utile preparare: la fattura o le fatture non pagate, il contratto, l'ordine o il preventivo accettato, le prove della consegna o dell'esecuzione del lavoro, i solleciti già inviati e le eventuali risposte del cliente, con le relative date. Se ci sono state contestazioni, vanno indicate subito, perché cambiano la strategia.

Se un cliente non le paga una fattura e vuole sapere quali passi muovere nel suo caso, può chiedere una consulenza online allo Studio Legale Ricci: dopo aver esaminato i documenti, lo Studio risponde per iscritto in 2-5 giorni lavorativi.

Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere generale, sono aggiornate alla data di pubblicazione e non sostituiscono un parere legale sul caso specifico.